Políticas de privacidad

La Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS, ubicada en la ciudad de Medellín, Colombia, en la carrera 74 No. 39 B – 15, oficina 105. Edificio Consorcio Ejecutivo (Primer Parque de Laureles), con dirección de correo electrónico: info@rojasycadavidabogados.com y números telefónicos: 604 – 444-93-84 y celular con WhatsApp 311-656-13-30, se permite COMUNICAR a todos sus clientes y público en general su Política General de Tratamiento de Datos Personales, la cual ha sido construida de acuerdo con los lineamientos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias.

OBJETIVO GENERAL
Informar a los clientes que sean titulares de los datos personales que maneje la Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS, cuáles son sus derechos, los canales de comunicación y el procedimiento interno a través del cual pueden ser ejercidos sus derechos, así como las personas encargadas de dar trámite a las solicitudes, consultas, quejas y reclamos presentados por los titulares.

ÁMBITO PERSONAL DE APLICACIÓN

Esta Política se aplica a todas las personas que sean titulares de los datos personales que sean tratados de cualquier manera por la Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS.

ÁMBITO ESPACIAL DE APLICACIÓN
Esta Política se aplica en todo el territorio colombiano.

DEFINICIONES
Para los efectos de la Política General de Tratamiento de Datos Personales de la Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS, se dan las siguientes definiciones, sin perjuicio de que cualquier diferencia entre las definiciones aquí dadas y las establecidas en la ley, se prefieran las señaladas en esta última.

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

TITULAR: Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento de sus Datos Personales.

DATOS PERSONALES: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento de Datos Personales.

DATO PERSONAL: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas.

DATO PÚBLICO: Es el Dato Personal que de acuerdo con la ley no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, entre otros.

DATO SENSIBLE: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo los que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Es la persona encargada de realizar el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento y decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: Se da cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información de los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento de datos personales. En todo caso, la Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS garantizará el cumplimiento estricto y eficaz, atendiendo el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 del año 2012.

TRATAMIENTO: Es toda operación que permita la recolección, conservación, organización, almacenamiento, modificación, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su Transferencia y transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos, entre otros.

PRINCIPIOS RECTORES
Durante el Tratamiento de Datos Personales realizado por la Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS, así como los responsables, encargados y/o terceros a quienes se les transfiera o transmitan Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, para el efecto, los PRINCIPIOS RECTORES de esta Política son los siguientes:

RESPONSABILIDAD: Todo Tratamiento de Datos Personales de la Firma o de terceros se llevará cabo cumpliendo a cabalidad con la Constitución, la Ley, los reglamentos y lo establecido en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

NECESIDAD: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento así lo justifique. Se procurará recopilar únicamente los datos necesarios para cumplir a cabalidad con las necesidades establecidas.

SEGURIDAD: La Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y a las personas autorizadas por la Firma de acuerdo con esta Política. La Firma no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas. Es importante aclarar que Internet es una red de comunicación que implica la transmisión de información en una red mundial, en tal sentido, es posible que los mismos se vean afectados por las fallas propias de Internet.

AUTORIZACIÓN PREVIA: El Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo solo cuando se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada por parte del Titular, salvo que la Ley establezca alguna excepción. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos antes de la entrada en vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará convocar a los Titulares para obtener su autorización con efectos retroactivos.

FINALIDAD AUTORIZADA: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales o la Ley. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de la Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por sus Titulares.

CALIDAD DEL DATO PERSONAL: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, se deberá abstener la Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS de tratarlos, hasta que su titular corrobore o aclare la información.

RESTRICCIÓN DE CIRULACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por el personal de la Firma que cuente con autorización para hacerlo, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.

ENTREGA DE INFORMACIÓN AL TITULAR: Cuando el Titular lo solicite, la Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante.

TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN: La Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS no usará la información del titular sino hasta el cumplimiento del plazo razonable según la finalidad informada al Titular de los Datos Personales.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: La Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS debe realizar siempre el Tratamiento de datos personales disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad, con el fin de evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido sin autorización, o que el Dato Personal se pierda. Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS haya terminado. A la terminación del contrato, los Datos Personales deben continuar siendo Tratados de en los términos de esta Política y de la Ley.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Datos Personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad que tenga cada tipo de Tratamiento según el consentimiento emitido por su titular.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
La Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS tratará los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes, siempre que exista el consentimiento previo, expreso e informado de sus padres o representantes legales.
En estos casos, los padres o representantes legales pueden cambiar o revocar la Autorización tal como se describe en esta Política.
En todo caso, el Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, respetará el interés superior de estos, velará por la satisfacción de sus derechos fundamentales y podrán ser escuchados, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto del que se trate.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
La Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, sometiendo a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado la respectiva Autorización, salvo en los casos en que la ley no la requiera. Cuando se soliciten Datos Sensibles, se informará qué tipo de Datos Personales tienen esta categoría y no condicionará ninguna actividad o gestión a la entrega de Datos Sensibles. Esta clase de datos serán tratados con la mayor diligencia y cuidado, cumpliendo siempre con los estándares de seguridad más altos.

OBLIGACIONES DE LA FIRMA ROJAS & CADAVID ABOGADOS CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE
• Obtener autorización previa de parte del titular cuando sea necesario.
• Clasificar los datos solicitados.
• Archivar y administrar adecuadamente la autorización dada por el titular.
• Atender las consultas, quejas y reclamos presentadas por el titular en los términos de esta política y de la Ley.
• Cumplir con los principios relacionadas en la presente Política.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las finalidades informadas al momento de la recolección de los datos, dentro de las cuales se incluyen:

• Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones de la Firma.
• El control y la prevención del fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva incluyendo: la consulta en listas vinculantes, y toda la información necesaria requerida para dar cumplimiento a la regulación de prevención del fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, entre ellos las siguientes actividades: Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia, ya sean administrativas, de policía, judiciales, nacionales o internacionales. Lo anterior, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario.

1. Usar y/o revelar información y datos personales, con el fin de defender los derechos y/o propiedad de la Firma, sus clientes, sitio web o de sus usuarios para la detección y prevención del fraude y para la detección, aprehensión o persecución de actos criminales.
2. Realizar el control y prevención de actividades ilícitas como el fraude, la corrupción, el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas vinculantes, restrictivas o bases de datos públicas.
3. Permitir el acceso a los datos personales a los auditories o terceros contratados para ejecutar y realizar procesos de auditoría interna o externa, propios de la actividad comercial que desarrolla la Firma.

• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de la Firma.
• Procesos al interior de la Firma, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Las demás finalidades que se determinen.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
• Derecho a solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Firma, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Derecho a presentar solicitudes ante la Firma o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Firma de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho a revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Firma.
• Derecho a solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Derecho a conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
• Derecho a conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
• Derecho a solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en virtud de la cual no sea posible dicha supresión.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante solicitud escrita y presentando la copia de su documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o representantes legales, quienes en todo caso deberán acreditar su calidad. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular sus causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente.

ENCARGADO DE LA RESPUESTA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
La Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS designó al área administrativa la recepción, atención y respuesta de peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con los Datos Personales, cuyo trámite se hará de conformidad con la Ley y esta Política. Las peticiones serán recibidas por escrito en la carrera 74 No. 39 B – 15, oficina 105. Edificio Consorcio Ejecutivo (Primer Parque de Laureles) o en la dirección de correo electrónico: info@rojasycadavidabogados.com

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

CONSULTAS Y RECLAMOS
La Firma ROJAS & CADAVID ABOGADOS dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas y/o reclamos respecto de los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Firma.
Estas solicitudes serán recibidas por escrito en la carrera 74 No. 39 B – 15, oficina 105. Edificio Consorcio Ejecutivo (Primer Parque de Laureles) o en la dirección de correo electrónico: info@rojasycadavidabogados.com
Siempre se guardará prueba de la consulta y/o reclamo y de su correspondiente respuesta.
La persona asignada para atender la consulta y/o reclamo dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida, los cuales serán prorrogables por un término igual si la petición se encuentra incompleta o se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito debidamente motivadas y comunicadas al peticionante antes del vencimiento del término inicial.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o exista una obligación legal o contractual. Para la revocatoria, deberá presentar su solicitud por escrito el cual será recibido en la carrera 74 No. 39 B – 15, oficina 105. Edificio Consorcio Ejecutivo (Primer Parque de Laureles) o en la dirección de correo electrónico: info@rojasycadavidabogados.com

VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de abril de 2024. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y la respectiva Autorización, para las cuales fueron recolectados.

DEROGATORIA Y MODIFICACIÓN
Esta Política podrá ser modificada por la Firma ROJAS Y CADAVID ABOGADOS cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, o en caso de derogatoria, serán comunicadas previamente a los Titulares.